Einmal im Jahr ist es so weit: Die Betriebs- und Nebenkostenabrechnung muss zu den Mietern. Über die Hälfte aller Abrechnungen enthält Fehler — und Fehler kosten Geld: entweder, weil Sie umlagefähige Kosten vergessen, oder weil Mieter erfolgreich widersprechen. Diese Anleitung führt Sie in 5 Schritten zur korrekten Abrechnung.
Der Abrechnungszeitraum darf maximal 12 Monate umfassen (§ 556 Abs. 3 BGB). Üblich ist das Kalenderjahr. Wichtig: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Zeitraums zugehen — für das Abrechnungsjahr 2025 also bis 31.12.2026. Danach können Sie Nachzahlungen in der Regel nicht mehr verlangen.
Nur die 17 Kostenarten nach § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) dürfen umgelegt werden — und nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Dazu gehören u. a. Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Müllbeseitigung, Gebäudeversicherung, Hauswart, Gartenpflege und Schornsteinfeger.
Nicht umlagefähig sind Instandhaltung/Reparaturen, Verwaltungskosten, Bankgebühren und Rücklagen. Wer hier schludert, provoziert Widersprüche.
Gilt im Mietvertrag ein Schlüssel, ist dieser bindend. Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche (§ 556a BGB). Üblich sind:
| Schlüssel | Typische Kostenarten |
|---|---|
| Wohnfläche | Grundsteuer, Versicherung, Hauswart, Gartenpflege |
| Personenzahl | Müllbeseitigung |
| Wohneinheiten | Kabel/Breitband, Wäschepflege-Einrichtungen |
| Verbrauch | Wasser, Abwasser (mit Zählern) |
| Miteigentumsanteile | bei vermieteten Eigentumswohnungen |
Bei Mieterwechsel rechnen Sie tagesgenau. Leerstandszeiten trägt der Vermieter — das verlangt die Rechtsprechung.
Heiz- und Warmwasserkosten müssen nach der Heizkostenverordnung zu 50–70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden, der Rest nach Wohnfläche. Ohne Verbrauchserfassung droht ein Kürzungsrecht des Mieters von 15 % (§ 12 HeizkostenV).
Seit dem 1. Januar 2023 kommt die CO2-Kostenaufteilung dazu: Je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto größer der CO2-Kostenanteil, den der Vermieter selbst tragen muss — gestaffelt im 10-Stufen-Modell von 0 % bis 95 %. Die nötigen Werte (CO2-Kosten in € und Emissionen in kg) stehen auf Ihrer Brennstoffrechnung.
Eine formell wirksame Abrechnung enthält mindestens: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten je Kostenart, Umlageschlüssel, Anteil des Mieters und die geleisteten Vorauszahlungen — nachvollziehbar für einen Laien. Am Ende steht die Nachzahlung oder das Guthaben.
❌ 12-Monats-Frist verpasst → Nachforderung verfällt
❌ Nicht umlagefähige Kosten eingerechnet → Widerspruch
❌ CO2-Aufteilung vergessen → Abrechnung angreifbar
❌ Falscher Schlüssel trotz vertraglicher Vereinbarung
❌ Leerstand auf Mieter umgelegt
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Stand: Juli 2026. © NebenkostenHeld · Impressum · Datenschutz